#1 Los costos fijos
No cabe duda de que una de las actividades más retadoras (y potencialmente gratificantes) es la empresarial. Pocas cosas son tan hermosas como poder ver, con esfuerzo y perseverancia, que una visión de negocio se convierte en una realidad. Ese es el sueño de todo emprendedor.
Este camino, sin embargo, no está libre de obstáculos que vencer, sobresaltos que sortear y muchas veces decisiones difíciles que tomar. Existen estadísticas que situarían el “índice de mortalidad” de los nuevos negocios en el orden de aproximadamente 80% dentro de los primeros 3 años de vida de un emprendimiento. Dicho de manera sencilla, la actividad empresarial está sujeta a muchos riesgos de todo tipo.
Día a día, los dueños de empresas y/o sus administradores se enfrentan a la necesidad de tomar decisiones cada una de las cuales tienen un impacto directo en el nivel de riesgo que enfrenta la empresa. Es fundamental que los gerentes puedan comprender de manera correcta los riesgos que se encuentran asociados a las decisiones que toman de manera cotidiana.
Por esta razón decidí hacer una serie de posts que hablen del tema de riesgos desde la perspectiva financiera. Existen otro tipo de riesgos, que también deben ser sopesados al momento de tomar decisiones y es inclusive posible que sea conveniente asumir un mayor riesgo financiero en aras de mitigar otros riesgos como por ejemplo operativos, comerciales o competitivos.
Ahora si, hablemos en términos de finanzas. Los costos son una de las fuentes de riesgo que enfrenta la empresa. En términos muy básicos, el riesgo es que la estructura de costos de la empresa le impida enfrentar disminuciones en las ventas y que la empresa tenga que eventualmente cerrar.
Podríamos dividir los costos en base a su comportamiento en dos tipos básicos. Por un lado los costos variables y por otro los costos fijos. Los costos variables son todos aquellos que se incrementan o disminuyen dependiendo de la evolución en las ventas. Por ejemplo, en un restaurante, los alimentos y bebidas son un costo variable. Mientras más platillos vende el restaurante más va a gastar en alimentos y bebidas y este incremento se da de manera directa. Por otro lado, tenemos los costos fijos, estos costos son aquellos que no sufren variación dependiendo de las ventas. En el mismo ejemplo del restaurante, los costos de planilla y el alquiler del local serían costos fijos, independientemente del nivel de ventas, el costo de planilla y de alquiler son los mismos.
¿Qué implica esta diferenciación en términos de riesgos?
Cuando una empresa tiene un alto grado de costos fijos en comparación con sus costos variables, se dice que cuenta con un alto grado de apalancamiento operativo. Esto puede hacer que al incrementar las ventas (por encima de cierto nivel), la empresa pueda incrementar sus utilidades en mayor proporción o que una vez que la empresa haya alcanzado el nivel de ventas suficientes para cubrir sus costos fijos, pueda ser más agresiva comercialmente ofreciendo precios más bajos sin caer en pérdidas. Sin embargo estas ventajas tiene su otra cara cuando se analiza el riesgo. El grado alto de apalancamiento incrementa el riesgo de que la operación no pueda generar las ventas suficientes para cubrir estos costos fijos. Si esta situación se da de manera prolongada en el tiempo habrá problemas de liquidez que potencialmente podrán llevar el negocio al fracaso.
En el cuadro de abajo he realizado un pequeño ejercicio ilustrativo con 2 empresas hipotéticas. La empresa A está altamente apalancada, mientras que la empresa B tiene un grado de apalancamiento operativo mucho menor. Sin embargo, en un nivel de ventas de 500,000,000 obtienen una utilidad operativa idéntica. El riesgo implícito en el apalancamiento operativo se hace notorio si es que se produce una disminución en ventas de, digamos un 5%, en ese caso el impacto negativo en la utilidad operativa en el caso de la empresa con alto apalancamiento (empresa A) es mucho más importante y podríamos decir que la empresa altamente apalancada es más riesgosa.
De todos los costos fijos en los que debe incurrir una empresa, es posible que los costos de personal sean de los más delicados. En la mayoría de los negocios, la planilla usualmente es de los costos más elevados y el impacto que el equipo de trabajo tiene sobre el desempeño de la empresa es determinante. Una mala contratación se puede convertir muy rápidamente en un fuerte dolor de cabeza administrativo, comercial, operativo y finalmente financiero por la necesidad de incurrir en el pago de liquidaciones laborales. Esto hace de la selección de personal una de las actividades más importantes de la empresa y de las que mayor impacto puede llegar a tener en el nivel de riesgos que enfrenta. Es muy importante definir muy bien las funciones de los empleados para que puedan tener muy claro cuáles son las responsabilidades de cada uno y su campo de acción. De igual modo es fundamental poder medir el desempeño del personal para que en todo momento se pueda contar con un parámetro para definir si el personal está rindiendo de manera adecuada y que este costo fijo tan importante se encuentra justificado.
Otro costo fijo que puede llegar a ser importante es el de alquiler. Existen muchos factores a tomar en cuenta para elegir la ubicación física de un negocio, inclusive estos factores pueden variar muchísimo dependiendo de las características específicas de cada operación.
Algunos aspectos a tomar en cuenta son:
- Comercial (flujo de personas a proximidad del negocio, disponibilidad de parqueo, etc.)
- Logístico (facilidad de acceso y cercanía con proveedores clave)
- Técnico (disponibilidad de servicios especializados en caso de procesos de producción)
- Legal (posibilidad de obtener los permisos de operación del negocio)
Por supuesto todos estos aspectos se encuentran supeditado a la disponibilidad de espacios de alquiler que sea adecuado y se adapte a las necesidades específicas de cada negocio.
Al margen de estos aspectos, es muy importante que la empresa tenga muy claro la necesidad real de espacio que tiene. Una opción a considerar es contar con opinión profesional para determinar técnicas y espacios de almacenamiento y diseño profesional de líneas de producción para optimizar el espacio y estar seguros de que no se está pagando por un espacio que en realidad es innecesario.
En resumen, es fundamental en primer lugar entender muy bien cómo se comportan los costos de la empresa, si son costos fijos o costos variables. Luego, buscar, en la medida de lo posible, contener el incremento o controlar a través de procesos sólidos los costos fijos de la empresa y de manera muy particular los costos de personal y alquileres.
